L’art et la manière de prendre des notes

A chaque réunion, feuilles et stylos, voire PC portables, sont de sortie. S’agit-il de préparer le compte rendu ou de se donner une contenance ?

 

Comme tous les lundis à 10 heures précises, le Guilloux commence par poser son Mont-Blanc Meisterstück 149 sur la table en verre, à l’exact parallèle de son bloc-notes noir et orange à double spirale. Puis, il ouvre son cahier et inscrit méthodiquement la date du jour en anglais (une habitude héritée d’un très bref début de carrière dans un cabinet de consulting anglo-saxon), l’heure, « 10AM », l’objet de la réunion et les initiales des participants, en l’occurrence ses 3 chefs de vente. Durant les 60 minutes que dure le « Monday Meeting »-, le directeur commercial avait imposé à ses collaborateurs qu’aucune réunion ne dépassât  une heure, exception faite de ses propres déjeuners-Le Guilloux n’écrit rien de la litanie de chiffres que débitent ses collaborateurs. Sur son cahier, juste 3 mots soulignés, que Sanchez, décomposé, croit décrypter : « VIRER SANCHEZ ASAP (*) ».

Au service informatique, la prise de notes est moins laconique. Comme toujours, dans l’équipe de Bolleli, on a tenté « d’industrialiser le process ».Portables Dell sur la table, les IT managers ont pour consigne de pianoter en live pendant les réunions. L’exercice est imparable-tout est consigné-, mais peut comporter sa dose d’humiliation. Et cela tombe souvent sur Dumont, le directeur de la production.

Quand, gonflé à bloc, il intervient à grand bruit et que ses paroles ne sont pas suivies par le cliquetis des claviers, tout le monde est averti en temps réel du caractère dispensable de son intervention. Dans la demi-heure, les IT managers balancent généralement un compte rendu par mail, avec la Terre entière en copie. Compte rendu que, la plupart du temps, personne ne lit. A l’informatique, on ne plaisante pas avec le reporting. D’ailleurs, à l’informatique, on ne plaisante pas avec grand-chose…

Mais, la plus impressionnante en la matière est de loin la DRH. Telle une greffière monomaniaque, Martine noircit des dizaines et des dizaines de pages chaque semaine, allant parfois jusqu’à retranscrire les échanges en sténo (technique d’écriture rapide qui eut son heure de gloire au XXème siècle). Au début, cela avait plutôt inquiété, une DRH qui consigne vos moindres paroles, mais tout le monde s’est vite aperçu qu’elle n’en faisait rien…

Surtout Martine, est capable de retrouver, en moins de temps qu’il n’en faut à Windows pour rechercher un fichier, n’importe quel compte rendu de réunion datant de moins de 3 mois. Pour les périodes antérieures, elle conserve 4 années de cahiers, méticuleusement étiquetés et classés par date. Elle a même envisagé de placer les précieuses archives au coffre. « Et pourquoi pas la BNF, tant que vous y êtes ? », lui a répondu, blessant, le responsable des services généraux. « Elle se prend pour Amélie Nothomb, ou quoi, », a renchéri son collègue, une fois la Martine partie.

Et puis, il ya le patron. Sobre parmi les sobres, il démarre chaque réunion avec une seule feuille blanche sur la table, comme pour faire comprendre 2 choses essentielles à ses interlocuteurs :

  1. –leurs idées doivent être suffisamment synthétiques pour tenir dans cet espace de 21 sur 29,7 cm ;
  2. –la feuille blanche est le parfait symbole de l’exercice de réinvention auquel chacun doit s’atteler en cette période troublée.

Allez, la réunion peut commencer.

(*) As soon as possible.

Extrait des échos magazine

 

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